Was Sie umlegen dürfen
Der Katalog des § 2 BetrKV umfasst unter anderem: Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandanschluss sowie Einrichtungen für die Wäschepflege. Hinzu kommt eine Auffangposition für sonstige Betriebskosten, die aber nur greift, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind.
Was Sie nicht umlegen dürfen
Drei Kostenarten sind grundsätzlich Sache des Eigentümers:
Verwaltungskosten. Das Honorar Ihrer Hausverwaltung tragen Sie selbst. Es gehört nicht in die Nebenkostenabrechnung des Mieters.
Instandhaltung und Instandsetzung. Jede Reparatur, jeder Austausch, jede Wartung mit reparierendem Charakter bleibt beim Eigentümer.
Rücklagen. Beträge, die Sie für künftige Maßnahmen zurücklegen, sind keine laufenden Betriebskosten.
Die Unterscheidung ist in der Praxis der häufigste Streitpunkt. Faustregel: Was regelmäßig durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch entsteht, ist Betriebskosten. Was einen Mangel behebt oder eine Sache erneuert, ist Instandhaltung.
Die Fristen, die Sie kennen müssen
Der Abrechnungszeitraum beträgt zwölf Monate. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wird diese Frist versäumt, können Sie eine Nachforderung in aller Regel nicht mehr durchsetzen — ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen. Der Mieter hat nach Zugang zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben.
Die drei häufigsten Fehler
Fehler eins: Instandhaltung als Betriebskosten deklariert, etwa die Reparatur einer Heizungspumpe unter der Position „Heizung“.
Fehler zwei: Umlageschlüssel ohne vertragliche Grundlage geändert. Der einmal vereinbarte Schlüssel gilt, solange er nicht wirksam angepasst wurde.
Fehler drei: Leerstand auf die verbleibenden Mieter umgelegt. Kosten für leerstehende Einheiten trägt der Eigentümer.
Ihr Recht auf Belegeinsicht
Der Mieter darf sämtliche Belege einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Als Eigentümer sollten Sie deshalb jede Position belegen können — und Ihre Verwaltung sollte die Belege digital vorhalten, statt sie im Ordner zu suchen.
Dieser Text gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheidet der Mietvertrag.
Die Betriebskostenabrechnung nach BetrKV gehört bei mir zum Festpreis — mit digitaler Belegablage, in die Sie und Ihre Mieter jederzeit einsehen können.